La gestión de procesos se configura combinando estados, asignados y acciones.

Esta página proporciona información sobre estos tres elementos y cómo utilizarlos juntos.

En un flujo de trabajo de solicitud donde los usuarios crean un registro como una solicitud que debe ser aprobada por un supervisor, los estados, acciones y asignados serían los que se muestran a continuación.

• Estados: Antes de aplicar, Pendiente de aprobación, Aprobado
• Asignados: Usuario en el campo "Creado por", Supervisor
• Acciones: Aplicar, Aprobar, Rechazar

Aparece un estado en cada registro para indicar su etapa actual en el flujo de trabajo.
Una vez que haya configurado los estados en la configuración de gestión de procesos, cada registro en su aplicación mostrará el estado en el que se encuentra actualmente.

Un cesionario es un usuario designado para realizar la tarea asociada a un estado determinado.
Si un usuario es el cesionario actual de un registro, recibirá una notificación "A mí" y el registro se mostrará en la sección Asignado a mí de su portal.
El asignado actual de cada registro se muestra en la sección Asignado a de la pantalla Detalles del registro.

Se puede asignar un usuario para cada estado. También es posible especificar varios usuarios para un mismo estado o ninguno.
Se pueden configurar asignatarios desde el primer estado hasta el último.
El último estado (que indica la finalización del flujo de trabajo) no puede tener ningún asignado.

Si se configuran asignatarios para un estado, el botón de acción del estado solo se mostrará para ellos.
Si no hay asignados establecidos para un estado, el botón de acción se mostrará para todos los usuarios.

Una acción es lo que se utiliza para cambiar el estado de un registro.
Una vez configuradas las acciones en la configuración de gestión de procesos, aparecerán botones de acción en la pantalla de detalles de cada registro de la aplicación. Al hacer clic en un botón de acción, el registro pasará del estado actual al siguiente.

Se establecen acciones para cada estado. También es posible configurar varias acciones para un mismo estado.
Debes configurar al menos una acción para cada estado de tu flujo de trabajo, excepto el último. Además, cada acción debe ir seguida de un estado.
Para el último estado (que indica la finalización del flujo de trabajo), no es necesario configurar ninguna acción.

También puede establecer acciones que se puedan realizar solo cuando se cumplan determinadas condiciones.
Por ejemplo, puede configurar una acción para que aparezca solo cuando el campo "Costo" de un registro sea $10,000 o más, y otra acción diferente para que aparezca cuando el valor del mismo campo sea menor a $10,000.